Gestire il tempo, diamoci delle priorità

Come faccio a essere produttivo

Ecco è di nuovo Lunedì ed abbiamo tante, tantissime cose da fare, il week end è sempre cosi corto e non ci accorgiamo del tempo che passa.

Poi c’è anche il fatto che di tutte le cose che vorremmo fare non riusciamo mai a farne nemmeno la metà!

Sarà capitato anche te di andar a letto e pensare, “pfui anche oggi è finita, ma accidenti volevo stare un po\’ più con i bambini , vabbè ci starò domani!

Figli, marito o moglie, amici, sport, casa, lavorooo…ma quante cose devo fare!?!? Abbiamo solo 24 ore!

Il mio sport preferito, la mia passione…tutti dicono di non dimenticarti le tue passioni… si si prometto lo farò….”quando avrò tempo ci penserò!”

Ecco! Lo ho detto “quando avrò tempo”….ma il tempo non lo avremo mai se…non ce lo troviamo da soli.

Cerchiamo di svelare i “segreti” per

AVERE TEMPO PER TUTTO.

Anche io in passato, non ero molto  produttiva. Ho lottato con procrastinazione, che brutta parola, già a leggerla si fa fatica, insomma, rimandare le cose a dopo.

Eppure mia mamma me lo diceva sempre ( e melo dice ancora anche se non lo faccio più ☹)

“Non rimandare a domani quello che puoi fare oggi”… Ok la smetto subito con queste frasette fatte e famose.

Insomma qui troverai il metodo per gestire il tuo tempo al massimo!

La produttività non è un talento che si ha, ma si impara! Vedrai da oggi non potrai non essere produttivo.

Questi sistemi funzionano, trova il tuo!

Quindi quali sono i sistemi per gestire al meglio il tempo?

1# Organizzare

Il primo passo per essere produttivi è organizzare e ricordare le cose senza memorizzarle.

Così succederà che:

• non dimenticherai le tue idee,
• non dimenticherai quando e dove sono gli eventi,
• non dimenticherai quali attività devi completare,
• i documenti che hai
• quali e-mail hai.

La regola più importante:

SCRIVILE!

Se tra i vari consigli che leggerai vuoi sceglierne solo uno, scegli questo…Scrivere le cose .

Ogni volta che hai un\’idea al volo, un evento, un compito, ecc.,

Scrivi.

Sempre.

Costantemente.

Niente scuse.

Stress, solo stress e ciò che crei nel tentativo di mantenere tutto nella tua testa.

Scrivo tutto. Quello che penso che vale la pena ricordare, sia che sia una cosa concreta che devo fare, o un\’idea non importante che farò più tardi…la scrivo.

Questo la metterà fuori dalla mia testa e non sentirò più la necessità di ricordare le cose, così mi sentirò molto meglio.

Oppure ti capita di pensare che non vale la pena scrivere quella cosa perché sei sicuro te la ricorderai. Beh più della metà delle volte, si dimentica la cosa. Questo significa che dimentico idee o dimentico appuntamenti o dimentico le cose da fare, insomma alla fine le dimentico.

Perciò scrivi le cose SEMPRE, non importa quanto tu sia convinto che le ricorderai.

Come fai a farlo? Tieni sempre a portata di mano un taccuino, un’agenda che porterai sempre con te e su cui puoi scrivere le cose. Ok, può essere il telefonino, ma meglio se le scrivi a mano, la scrittura manuale ti permetterà di “farle più tue”.

La buona vecchia carta e penna  ed il gioco è fatto.

Tenere traccia degli appuntamenti: il calendario

Naturalmente, alcune delle cose che vorrai scrivere sono attività particolari che devono essere segnate in un posto  che ti sia utile.

Una di queste cose sono eventi o appuntamenti o luoghi in cui dovrai essere in un momento e in un ora precisa.

Ogni volta che sarai invitato ad un evento, registralo nel tuo calendario.

Quindi un consiglio registra tutti i tuoi appuntamenti in un unico posto … che ne dici di un’agenda!? ?

Tenere traccia delle attività: l\’elenco di attività

La prossima cosa di cui vorrai tenere sotto controllo sono le “cose da fare”. Per questo, hai bisogno di un elenco di attività.

Un errore comune che vedo fare è usare la posta elettronica come lista di to-do.

Ha una sua logica, ma spesso le email contengono informazioni inutili alle attività che ti rallenta e, talvolta, le email contengono più punti di attività da fare. Peggio però è il fatto che le email non ti danno un metodo chiaro per dare priorità ai compiti.

Consiglio

Tieni tutte le tue attività in un unico posto comodo da raggiungere e chiaro da consultare. Non sparpagliare le tue liste di lavoro in più applicazioni o quaderni, ma usane uno…l’agenda!? ?.

Dividi in ZONE

• Da fare
• In sospeso
• Note

Una volta che hai scritto le tue idee, i tuoi eventi nel tuo calendario e le tue attività nell\’elenco delle tue attività, è il momento di organizzarle.

Il trucco è questo

Prenditi una pagina e dividila in queste tre zone.

La zona “Da fare” è per le cose che devono essere fatte.

Moduli da compilare? Qualcosa che devi leggere? Oggetti che hai bisogno di riparare o robe simili?

Inserirlo nella zona d\’azione e registrare l\’attività nell\’elenco delle attività da fare.

La zona “In sospeso” è per le cose che devono essere fatte, ma che non le puoi ancora affrontare perché stai aspettando qualcosa.

Forse hai bisogno di feedback da parte di qualcuno, un pacchetto deve ancora arrivare o l’attività può essere fatta solo in un certo giorno.

Le tieni nella zona “In attesa” poi le sposti nella zona da fare quando arriverà ciò che stavi aspettando

La zona di “note” è per le cose che potrebbe essere necessario guardare e devono essere tenute lì, ma non sono associate ad alcun compito.

Per esempio, le cose che metto  nella mia zona “note” sono le password, i dettagli sulle attività da parte delle persone, gli elementi che sono rilevanti ma non necessari per il lavoro che sto facendo ecc.

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2 #DARE PRIORITÀ

Ora che hai organizzato tutto, è giunto il momento di FARE le cose che devi fare. Ma fai attenzione, perché a meno che non hai tempo per completare l\’intera lista di cose da fare in una sola volta, non è il massimo seguire la lista cosi come la hai scritta andando per ordine di elenco, dall’alto verso il basso.

Dobbiamo invece andare dal più importante al meno importante.

Matrice di Eisenhower: fare ciò che è importante

Eh, eccoci, siamo arrivati al punto dolente.

Ma come faccio a dare le priorità? E’ tutto importante!

La migliore tattica che ho visto è chiamata la matrice Eisenhower . E’ stata spiegata nel libro di  Steven Covey, ma è accreditato al Presidente Dwight D. Eisenhower.

Vediamola, è davvero utile!

Prendi la tua lista delle cose da fare

Mettile in quattro quadranti:

1. importante ed urgente,
2. importante e non urgente,
3. irrilevante e urgente,
4. non importante e non urgente.

Sarai abbastanza d’accordo con me che le prime attività da completare sono quelle del quadrante A, le  \”importanti ed urgenti\” mentre in fondo andranno le cose del quadrante D  \”non importanti e non urgenti\”.

Ma il vero trucco è che dopo aver completato le attività A: “importanti ed urgenti”, devi passare a completare le attività B: “importanti e non urgenti”. 

Ignorare le attività D:“non importanti ed urgenti” fino a quando non hai completato tutti i attività importanti e anche magari non saltare quelle del C. “irrilevanti” se necessario. Perché? Perché non sono importanti.

Se seguirai questa matrice, ti troverai in anticipo, perché avrai già fatto le cose  importanti prima che diventino urgenti!!!

Non è bello!?

Un esempio della matrice Eisenhower.

Pianifica tutto il giorno prima

Lo sai anche tu che è così, cosa? Che ci devi pensare un pochino prima, poi metà lavoro è fatto!

Crea degli spazio tempo, schedula, programma.

Ad esempio, troverai un po\’ di tempo e  un presico momento per fare le cose “ da fare” o  per lavorare su progetti particolari.

Per progetti più grandi, deciderò quanto tempo serve e magari li fisserò in quel determinato giorno o una settimana specifica oppure li aggiungo al mio elenco “ in attesa”.  Allora mi fermo, non gli dedicherò più tempo fino a che …

Metto tutto in un calendario

Piano in anticipo ogni minuto del calendario e faccio un piano in modo che so sempre cosa fare e non perdo mai un colpo.

Naturalmente, le cose andranno aggiornate e cambieranno lungo il corso della giornata e del tempo ma è meglio che non avere affatto un piano.

Regola due minuti

È importante essere consapevoli di quanto tempo occorre per pianificare un\’attività, metterlo nell\’elenco delle attività e renderle prioritarie.

Ecco perché la regola: se per fare qualcosa ci metti due minuti, falla subito e basta!

Per lo stesso motivo se occorrerebbe più di due minuti, inseriscila nel tuo elenco di lavoro e fallo nel migliore dei modi.

3# Fare

Ora che hai il tuo set di elenchi di lavoro e le caselle di tempo per quando stai lavorando e su cosa, è il momento di fare veramente il lavoro .

Fare delle pause

Un’importante spunto per lavorare molto è quella di prendere confidenza con il …Fare delle pause.

Pesi che non fare pause sia perchè sei bravo e così risparmi tempo? Che così faai fuori tutti i tuoi colleghi che fanno el pause? Beh ho un brutta notizia per te , stai preparando la tua disfatta, perché questo ti porterà ad esaurire le energie prima e a doverti fermare!

Il “burnout” (l’esaurimento di energie mentali) è una cosa reale e anche una delle situazioni più pericolose e puoi rimediarlo solo facendo crescere in te un modo di pensare che non generi senso di colpa se non lavori!

Quindi bisogna ricordarsi di fare pause.

Prenditi anche 30 minuti tra un attività e l’altra!

Lo sai che alcune società hanno una stanza dove puoi fare un sonnellino? Magari vero!!!???!

4# Revisione

Naturalmente, non è sufficiente fare se non stai imparando e da lì migliori.

Per questi motivi è importante rivedere la tua vita su più livelli

• quotidianamente,
• settimanalmente,
• mensilmente

Per la revisione quotidiana , rifletto su come è adnata la giornata e sul tempo che ho impiegato a fare qualcosa.

Penso alle cose che sono andate bene in modo da ripetere i successi ed evitare errori. Poi controllo il piano per il giorno successivo e lo modifico dove e se necessario. Questo processo richiede circa 15-20 minuti.

Per la revisione settimanale, seguo l’analizi per zone. Rimuovo ciò che deve essere rimosso in questa fase e mi ricordo sulle cose che sto portando avanti. Ripenso alle cose nuove e a scremare tutto ciò che non è organizzato in questa fase. Poi riesaminerò rapidamente il quadrante delle priorità e ripianificherò la settimana secondo i miei obiettivi. Penso al tempo da dedicare nella settimana per alcuni progetti, quindi faccio un programma che funziona. Questo processo richiede solitamente da 45 minuti ad un\’ora.

Per la revisione mensile, rivedo come è andato tutto il mese e penso a quello che posso fare per ripetere i successi e per evitare i fallimenti futuri.

La revisione è un altro modo per risparmiare tempo.

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Appendice A: Suggerimenti aggiuntivi

Adesso ti ho dato tutti i miei consigli principali, ma ho qualche suggerimento supplementare se vuoi continuare a leggere.

Forma queste abitudini nel tempo. 

Datti tempo! Forse non riuscirai subito a mettere in pratica tutto quello detto. Ma fai piccoli passi. Inizia con l\’abitudine di scrivere le cose in agenda sola e poi piano paino aggiungi i vari passaggi.

Poi puoi cominciare ad organizzare le attività principali in liste.

E cosi ti ritroverai ad aver bisogno di darti le priorità con la matrice Eisenhower.

Prendi un calendario e pianifica slot di tempo per quello che hai bisogno di pianificare subito.

Forma la mentalità di produttività. 

Inizialmente si può avere molta difficoltà nel mettere in pratica questo metodo, ma sai cosa ho scoperto che lo è solo …. finché non sono riuscito a pensare a me stesso come una persona importante che fa cose importanti e che personalmente valga il mio tempo.

Ho dovuto realmente desiderare di essere produttivo prima di poter cominciare a essere produttivo. Il successo seguirà di pari passo il tuo nuovo mindset!

Ecco il potere delle routine. 

E’ più facile ottenere risultati si ha una routine \”ogni giorno subito appena sveglio\” o \”ogni giorno, proprio prima della cena\”. Costruiscila partendo da questo nuovo programma.

“Fai pulizia” nella tua vita. 

Starai meglio se hai meno cose da seguire e meno impegni di cui preoccuparti.

Sbarazzarsi di tutto quello che puoi e delegare tutto ciò che puoi. ?

Non trascurare amici e familiari. 

Questo è un regola fondamentale. Ricorda, l\’obiettivo di essere più produttivi è quello di …

liberare il tempo per fare le cose che vuoi e che sia con le persone che vuoi. 

Assicuratei di trascorrere un po \’di tempo con amici e le persone che ami. Pianificalo nel tuo calendario se riesci.

Queste persone renderanno importante tutto ciò che fai.

Produttività ≠ occupato e occupato ≠ Produttivo. Se fai bene i piani, non dovresti sentirti incasinato troppo spesso. Essere troppo occupati è un segno che hai una scarsa produttività e / o che hai preso troppi impegni, ma sicuramente è un segno che non stai facendo le cose correttamente.

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